EdPEx

Self-Assessment Report 

      Academic Year 2022   

 SELF-ASSESSMENT REPORT 2022

  VCU Name:  AU Library  

Part I: Organizational Profile

P1. ลักษณะองค์กร (Organization Description)

P1a. สภาพแวดล้อมขององค์กร (Organizational Environment)

         สำนักหอสมุด จัดตั้งขึ้นเมื่อประมาณปี 2515  มีฐานะเป็นแผนก เรียกว่า “แผนกห้องสมุด” สังกัดฝ่ายวิชาการขึ้นตรงต่อรองอธิการบดีฝ่ายวิชาการ และในปี พ.ศ. 2530 ได้รับการยกฐานะเป็น “สำนักหอสมุดกลาง” (Central Library)  ซึ่งเป็นสำนักอิสระทางวิชาการ ขึ้นตรงต่ออธิการบดี ใช้ชื่อว่า “St. Gabriel’s Library” ตั้งอยู่ ณ วิทยาเขตหัวหมาก ต่อมาในปี พ.ศ. 2543 มหาวิทยาลัยได้สร้างวิทยาเขตใหม่ขึ้นที่สุวรรณภูมิ ได้จัดให้ตั้งห้องสมุดขึ้นอีก 1 แห่ง คือ “Cathedral of Learning Library” ให้ใช้ชื่ออาคารเป็นชื่อของห้องสมุด มีพื้นที่ใช้สอยตั้งแต่ชั้น 2-6 ที่ชั้น 3 วิทยาเขตสุวรรณภูมิมี Hanging  Gardens of Babylon ที่จัดไว้ล้อมรอบห้องสมุด และที่ชั้น 5 มีสวนไทร ต่อมาในปี พ.ศ. 2555 สำนักฯ ได้นำระบบห้องสมุดอัตโนมัติ (ELIB) มาใช้ในการบริหารจัดการงานและการบริการ โดยผู้ใช้สามารถใช้บริการได้ทั้ง On-site และ Online เมื่อโลกเกิดการเปลี่ยนแปลงเข้าสู่ยุคดิจิทัล ผู้ใช้บริการส่วนใหญ่เป็นกลุ่ม Gen Z ส่งผลให้พฤติกรรมการใช้บริการทางกายภาพลดลงเรื่อยๆ แต่ผู้ใช้บริการในรูปแบบออนไลน์กลับเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง การพลิกโฉมห้องสมุดได้เกิดขึ้นอีกครั้งในปี พ.ศ. 2560 ห้องสมุดได้ปรับมาเป็น Digital Library เต็มรูปแบบที่มุ่งเน้นผู้ใช้เป็นหลัก

        1. ผลิตภัณฑ์และบริการ

            บริการที่สำคัญของสำนักหอสมุด คือ บริการสารสนเทศและการสืบค้น บริการพื้นที่การเรียนรู้ บริการให้ความรู้และการฝึกอบรม และบริการงานศูนย์สารสนเทศ

   2. วิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม และวัฒนธรรม (Vision, Missions, Core Values and Culture)

วิสัยทัศน์ (Vision)

สำนักหอสมุดเป็น “ศูนย์กลางการเรียนรู้และสร้างสรรค์” ที่มุ่งเน้นผู้ใช้เป็นหลัก โดยมีบุคลากรให้บริการอย่างมืออาชีพ

พันธกิจ (Mission)

1. รวบรวมองค์ความรู้ ข้อมูลข่าวสาร ทรัพยากรสารสนเทศ เครื่องมือและอุปกรณ์ที่สนับสนุนการศึกษา การวิจัย และการบริการวิชาการที่หลากหลายรูปแบบ
2. พัฒนาระบบบริหารจัดการสำนักหอสมุด โดยยึดหลักธรรมาภิบาล
3. สนับสนุนการศึกษาค้นคว้าด้วยตนเองและการเรียนรู้ตลอดชีวิต จัดสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวกให้เอื้อต่อการเรียนรู้และสอดรับกับความต้องการของผู้ใช้
4. พัฒนาและประยุกต์ใช้นวัตกรรมในการสร้างสรรค์ความรู้ และการให้บริการ
5. สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับมหาวิทยาลัย ด้วยการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารให้ประชาคมทั้งภายในและภายนอกมหาวิททยาลัยรับทราบผ่านสื่อทั้งสื่อหลัก (Website) และสื่อสังคมออนไลน์

ค่านิยม (Core Values): STAR ประกอบด้วย

1. S= Sustainability บริหารจัดการและให้บริการโดยคำนึงถึงความยั่งยืน
2. T=Teamwork  ร่วมมือร่วมใจทำงานเป็นทีมเพื่อผู้ใช้บริการ
3. A=Accuracy  มีความแม่นยำในการให้บริการ
4. R=Respect for Diversity เคารพในความหลากหลายของเชื้อชาติ และให้บริการอย่างเท่าเทียม

สมรรถนะหลัก (Core Competencies)

1. บริการอย่างมืออาชีพ
2. นำส่งสารสนเทศและข้อมูลที่ถูกต้อง ตรงและทันกับความต้องการของผู้ใช้
3. นำส่งบริการภายใน 24 ชั่วโมง

เป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ (Strategic Goal)

1. สำนักหอสมุดมีระบบงานที่ได้มาตรฐานทั้งในระดับชาติและนานาชาติ
2. สำนักหอสมุดเป็นสถานที่ ที่ผู้ใช้เข้ามาแล้วมีความสุขและได้รับประสบการณ์ที่ดี
3. พัฒนาสำนักหอสมุดสู่การเป็นห้องสมุดสีเขียว
4. มหาวิทยาลัยเป็นที่รู้จักและยอมรับในระดับชาติและนานาชาติ  

        3. บุคลากร (Workforce Profile)

สำนักฯ บุคลากรผู้ให้บริการประกอบด้วยบรรณารักษ์วิชาชีพ เจ้าหน้าที่ และพนักงาน จำแนกเป็น บรรณารักษ์   5  คน เจ้าหน้าที่  11  คน รวม 16  คน

4. สินทรัพย์ (Asset)

5. กฎระเบียบ ข้อบังคับ (Regulatory Requirements)

 P1b. ความสัมพันธ์ระดับองค์กร (Organizational Relationships)

1. โครงสร้างองค์กร (Organizational Structure)

สำนักหอสมุดมีฐานะเทียบเท่าคณะขึ้นตรงต่ออธิการบดีภายใต้การบังคับบัญชาของรองรองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัย โดยมีผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานภายใน ซึ่งประกอบด้วย 2 ฝ่าย 5 งาน คือ

• ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ ประกอบด้วย (1.1) งานพัฒนาและจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ และ (1.2) งานเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดและดิจิทัล
• ฝ่ายบริการและส่งเสริมการเรียนรู้ ประกอบด้วย (2.1) งานส่งเสริมการใช้ทรัพยกรสารสนเทศและการเรียนรู้ (2. 2) งานบริการสารสนเทศ หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ และ (2.3) งานศูนย์สารสนเทศ

ดังปรากฏตามแผนภูมิ (ด้านล่าง)

 ภาพที่ 1 แผนภูมิโครงสร้างองค์กรของสำนักหอสมุด 

2. ผู้เรียน ลูกค้ากลุ่มอื่น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Students, Other Ccustomers, and Stakeholders)

 ผู้ส่งมอบ คู่ความร่วมมือที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ (Suppliers, Partners, and Collaborators) 

P2. สถานการณ์ของสถาบัน (Organizational Situation)

P2a สภาพแวดล้อมด้านการแข่งขัน (Competitive Environment)

P2.b บริบทเชิงกลยุทธ์ (Strategic Context)

P2.c ระบบการปรับปรุงผลการดำเนินงาน (Performance Improvement System)

1. มีการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการใช้บริการด้านต่างๆ ของสำนักฯ (ภารกิจหลักทุกด้าน) โดยนำผลการสำรวจและข้อเสนอแนะในแต่ละด้านมาปรับปรุงผลการดำเนินงานและติดตามข้อเรียกร้องของผู้ใช้บริการอย่างต่อเนื่อง http://library.au.edu/voicehome.html
2. มีการดำเนินงานตาม PDCA ติดตามและเก็บสถิติผลการดำเนินงานภาพรวมของสำนักฯ (ทุกด้าน) นำมาเปรียบเทียบย้อนหลัง (3 ปี) เพื่อประเมินผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่

Part II: Processes (Category 1-6) 

Category 1 – Leadership 

1.1 การนำองค์กร (Senior Leadership)

       ผู้นำระดับสูงของสำนักหอสมุด ประกอบด้วยผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่าย มีบทบาทในการชี้นำและกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยม ขององค์กร โดยให้ความสำคัญกับวิธีการที่ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ สื่อสารกับบุคลากร และการสร้างบรรยากาศที่ส่งเสริมให้เกิดพฤติกรรมการดำเนินการที่มีจริยธรรมและผลการดำเนินการที่ดี รวมถึงระบบการกำกับดูแลตนเองที่ดีความรับผิดชอบต่อสังคม รวมทั้งการสนับสนุนชุมชน

Describe your leadership system (graphic).

         ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ทำหน้าที่ในการบริหารจัดการงานภายในสำนักฯ ให้สอดคล้องไปกับนโยบายและยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย โดยมีกระบวนการที่เป็นระบบผ่านระบบการนำองค์กร ตามภาพที่ 1.1-1 

ภาพที่ 1.1-1 ระบบการนำองค์กร 

       ในการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจและค่านิยมองค์กร ผู้นำระดับสูงของสำนักฯได้นำวิสัยทัศน์ไปเป็นปัจจัยนำเข้าในการจัดทำกลยุทธ์ตามรูปภาพที่ 2.1-1 การได้มาซึ่งวิสัยทัศน์ พันธกิจและค่านิยมองค์กร ได้มาจากการรวบรวมข้อมูลพื้นฐานของสำนักฯ ซึ่งได้แก่ ข้อมูลที่ได้จากการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการฯ สถิติการใช้บริการสำนักหอสมุด และ Feedback ต่างๆ ที่ได้มาจากการรับฟังเสียงของลูกค้า ในรูปที่  3.1-1 โดยได้นำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ความเป็นไปได้  มีการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมองค์กรเพื่อกำหนดยุทธศาสตร์และเป้าหมายขององค์กร มีการสื่อสารกับบุคลากรเพื่อถ่ายทอดวิสัยทัศน์ พันธกิจและค่านิยมองค์กรให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน ในการขับเคลื่อนองค์กร สํานักฯ ตระหนักถึงความสําคัญของบุคลากรซึ่งเป็นองค์ประกอบที่มีความสําคัญยิ่งต่อความสําเร็จของการดำเนินงาน จึงได้กําหนดค่านิยมหลัก (Core Values) คือ STAR ผลักดันให้บุคลากรยึดเป็นแนวปฏิบัติให้มีพฤติกรรมที่พึงประสงค์ มีการสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้กับบุคลากร บุคลากรพึงพอใจต่องานที่ได้รับมอบหมาย มีการสอนงานก่อนลงมือปฏิบัติ แนะนำการทำงานทั้งอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ  มีระบบการควบคุม ติดตาม และประเมินผลการดำเนินงาน และ ในการดำเนินงานสำนักฯ มีกระบวนการในการปรับปรุงผลการดำเนินงาน โดยนำระบบ PDCA มาใช้ ตามภาพที่ 1.1-2

ภาพที่ 1.1-2 กระบวนการในการนำองค์กร 

How do Senior Leaders communicate with and engage the entire workforce and key customers?

         สำนักฯ ให้ความสําคัญต่อการสื่อสารและการสร้างความผูกพันกับบุคลากรและผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) โดยมีการกําหนดรูปแบบการสื่อสารข้อมูลและนําผลการดําเนินงานในด้านต่างๆ เผยแพร่แก่บุคลากรและผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ในหลายช่องทางทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ แบบทางเดียวและสองทาง รวมทั้งการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และสื่อสังคมออนไลน์ โดยมอบหมายให้ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศเป็นผู้สื่อสารกับบุคลากร และมอบหมายให้ฝ่ายบริการและส่งเสริมการเรียนรู้ เป็นผู้ดูแลผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) (ตามภาพที่ 3.1-1)

What is your senior leadership evaluation system?

         มหาวิทยาลัยมีระบบการประเมินผู้บริหารระดับสูงของสำนักฯ  โดยสำนักฯ เป็นหน่วยงานที่ขึ้นตรงต่อสำนักอธิการบดี มีรองอธิการบดีฝ่ายพัฒนามหาวิทยาลัย เป็นผู้ประเมินผู้อำนวยการ ส่วนหัวหน้าฝ่ายผู้อำนวยการจะเป็นผู้ประเมิน โดยใช้ผลการดำเนินงานและหลักเกณฑ์การพิจารณาเลื่อนขั้นเงินเดือนประกอบการประเมิน มีหัวข้อการประเมิน คือ คุณภาพของงาน ความเอาใจใส่และรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมาย ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ ความรอบรู้เกี่ยวกับงาน ทัศนคติที่มีต่องานมหาวิทยาลัย การเชื่อฟังและปฏิบัติตามคำสั่งผู้บังคับบัญชา ความร่วมมือประสานงานกับเพื่อนร่วมงาน ความมีมนุษยสัมพันธ์ การตรงต่อเวลา สถิติการมาทำงาน ความเอาใจใส่ในการดูแลรักษา และความรับผิดชอบต่ออุปกรณ์เครื่องมือและทรัพย์สินของมหาวิทยาลัย ความซื่อสัตย์และความไว้วางใจ ผลงานและความสามารถพิเศษนอกเหนือจากงานในหน้าที่และความเหมาะสมด้านสุขภาพ โดยมีระบบการประเมินตามภาพที่ 1.1-3                    

ภาพที่ 1.1-3 ระบบการประเมินผู้นำระดับสูง

 1.2 Governance and Societal Contributions 

         ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ได้นำหลักธรรมาภิบาลในสถาบันอุดมศึกษา ที่ประกาศในราชกิจจานุเบกษา หน้า 23 เล่ม 138 ตอนพิเศษ 311 ง ราชกิจจานุเบกษา 20 ธันวาคม 2564 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม หน้า 66 เล่ม 139 ตอนพิเศษ 295 ง ราชกิจจานุเบกษา 19 ธันวามคม 2565 (ฉบับที่ 2) มาเป็นแนวปฏิบัติในการบริหารจัดการงานในสำนักฯส่วนการสร้างประโยชน์ให้แก่สังคม ผู้บริหารระดับสูงของสำนักฯ ได้นำเกณฑ์การพัฒนาห้องสมุดสีเขียว ของสมาคมห้องสมุดแห่งประเทศไทย ในพระราชูปถัมภ์สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ที่มีการส่งเสริมการเรียนรู้ด้านการอนุรักษ์พลังงานและสิ่งแวดล้อม มีการบริหารจัดการเพื่อการประหยัดพลังงานและรักษาสิ่งแวดล้อม สร้างจิตสํานึกที่ดีต่อบุคลากรในการใช้ทรัพยากรอย่างรู้คุณค่าการนําเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานและการบริหารจัดการที่ส่งผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด

Describe your governance and societal contributions system (graphic). 

         ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ได้นำแนวปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาลในสถาบันอุดมศึกษา ซึ่งประกอบด้วย 1) หลักประสิทธิภาพ 2) หลักประสิทธิผล 3) หลักการตอบสนอง 4) หลักภาระรับผิดชอบ 5) หลักโปร่งใสเปิดเผย 6) หลักนิติธรรม 7) หลักความเสมอภาค 8) หลักการมีส่วนร่วม 9) หลักการกระจายอำนาจ และ10) หลักคุณธรรมจริยธรรม  โดยมีกระบวนการในภาพที่ 1.2-1

ภาพที่ 1.2-1 ระบบการกำกับดูแลองค์กร

         ส่วนการสร้างประโยชน์ให้แก่สังคม (Societal Contributions) ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ให้ความสำคัญกับความผาสุกและประโยชน์สุขของชุมชนและสังคม โดยคำนึงถึงหน้าที่ความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมและชุมชนรอบข้าง ตามภาพที่ 1.2-2

ภาพที่ 1.2-2 หน้าที่ความรับผิดชอบที่มีต่อสังคมและชุมชนรอบข้าง

How do you actively support and strengthen your key communities? 

         สำนักฯ ได้ทำกิจกรรมการลดขยะ ด้วยแนวคิด 3R ซึ่งเป็นแนวคิดและแนวทางในการปฏิบัติเพื่อการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างคุ้มค่า สามารถช่วยลดปริมาณขยะให้น้อยลง ด้วยการลดการใช้ การนำกลับมาใช้ซ้ำ และการนำขยะกลับมาใช้ใหม่  (Reduce Reuse and Recycle: 3Rs) โดยเริ่มต้นที่การใช้ให้น้อยลง ลดการใช้วัสดุ ผลิตภัณฑ์ ที่ก่อให้เกิดขยะเพื่อลดปริมาณขยะที่เกิดขึ้น (Reduce) การนำวัสดุ ผลิตภัณฑ์ที่ยังสามารถใช้งานได้ กลับมาใช้ซ้ำ (Reuse) และการนำวัสดุ ผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานแล้วมาแปรรูป เพื่อนำกลับมาใช้ประโยชน์ใหม่ หรือ รีไซเคิล (Recycle) นอกจากนี้สำนักฯ ยังได้เข้าไปให้คำปรึกษา ด้านการบริหารจัดการห้องสมุดโรงเรียน ที่โรงเรียนคลองสะบัดจาก ตำบลบางบ่อ อำเภอบางบ่อ จังหวัดสมุทรปราการ เมื่อวันที่ 5 เมษายน 2566  

What is your governance evaluation system? 

            ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ได้นำแนวปฏิบัติตามหลักธรรมาภิบาลในสถาบันอุดมศึกษา 2564 และแก้ไขเพิ่มเติมปี 2565 มาใช้ในการบริหารจัดการองค์กร โดยมีระบบการประเมินหลักธรรมาภิบาล ในภาพที่ 1.2-3 

ภาพที่ 1.2-3 ระบบการประเมินหลักธรรมาภิบาล 

         และในการประเมินผู้นำระดับสูง สำนักฯ ได้ใช้แบบประเมินผลการบริหารงานตามหลักธรรมาภิบาลของผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ตามตารางที่ 1.2-4

ตารางที่ 1.2-4 แสดงการบริหารงานตามหลักธรรมาภิบาล

        ทั้งนี้ แบบประเมินการบริหารงานตามหลักธรรมาภิบาลเป็นแบบประเมินที่สำนักฯ นำมาใช้ในการประเมินผู้บริหารระดับสูงของสำนักฯ 

Category 2 – Strategy 

2.1 Strategy Development

     สำนักฯ มีกระบวนการที่เป็นระบบในการจัดทำแผนกลยุทธ์และปรับปรุงแผนกลยุทธ์ตามกรอบเวลา โดยนำข้อมูลจากผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญในภาพ 2.1-1 มาประกอบการจัดทำกลยุทธ์ เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ไว้ 4 ด้าน คือ 1) สำนักหอสมุดมีระบบงานที่ได้มาตรฐานทั้งในระดับชาติและนานาชาติ 2) สำนักหอสมุดเป็นสถานที่ที่ผู้ใช้เข้ามาแล้วมีความสุขและได้รับประสบการณ์ที่ดี 3) พัฒนาสำนักหอสมุดสู่การเป็นห้องสมุดสีเขียว และ 4) มหาวิทยาลัยเป็นที่รู้จักและยอมรับในระดับชาติและนานาชาติ 

Describe your strategy development system (graphic).

       สำนักฯ ได้นำแผนกลยุทธ์ของมหาวิทยาลัยมาเป็นปัจจัยนำเข้าในการวางแผนกลยุทธ์ของสำนักฯ มีการกำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ที่ชัดเจน กำหนดให้มีกลยุทธ์ และในแต่กลยุทธ์จะมีการกำหนดวัตถุประสงค์และแนวทางการดำเนินงานไว้ชัดเจน เพื่อใช้ในการขับเคลื่อนวิสัยทัศน์และพันธกิจของสำนักฯ ในภาพที่ 2.1-1

ภาพที่ 2.1-1 ระบบการวางแผนกลยุทธ์

        ในการจัดทำแผนกลยุทธ์สำนักฯ ได้ดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ คือสำนักฯ ได้รวบรวมข้อมูลความต้องการและความคาดหวังของผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตลอดจนผลการดำเนินงานที่ผ่านมา นำมาวิเคราะห์ปัจจัยภายในและภายนอกผ่านกระบวนการ SWOT Analysis ตลอดจน วิสัยทัศน์และพันธกิจของสำนักฯ เพื่อนำมากำหนดเป้าประสงค์เชิงกลุทธ์ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์  ความท้าทายเชิงกลยุทธ์และข้อได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ จากนั้นจึงจัดทำแผนปฏิบัติการ โดยนำแผนกลยุทธ์มาจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี (แผนงบประมาณ ประจำปี ASAP) พร้อมทั้งกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ เพื่อใช้ในการติดตามและประเมินผล มีการถ่ายทอดแผนสู่การปฏิบัติผ่านการประชุมประจำเดือนพฤษภาคม โดยมอบหมายให้บุคลากรทุกคนรับผิดชอบงานและโครงการตามหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ใน Job Description  การติดตามประเมินผล ปรับปรุงและเรียนรู้ หัวหน้าฝ่าย และผู้อำนวยการทำหน้าที่ติดตามผลการดำเนินงานตามตัวชี้วัดที่กำหนดเป็นรายเดือน รายไตรมาส และรายปี หลังจากนั้น สำนักฯ จะประเมินผลการดำเนินงานและจัดทำ Improvement Plan ส่งสำนักงานนโยบาย แผนและการประกันคุณภาพ ในการ 

Clearly define the goal achievements of strategy pertaining to the achievements of vision and missions.

        เพื่อให้การดำเนินงานของสำนักฯ บรรลุตามวิสัยทัศน์ที่กำหนดไว้ว่า สำนักหอสมุดเป็น “ศูนย์กลางการเรียนรู้และสร้างสรรค์ ที่มุ่งเน้นผู้ใช้เป็นหลัก โดยมีบุคลากรให้บริการอย่างมืออาชีพ” โดยการรวบรวมองค์ความรู้ ข้อมูลข่าวสาร ทรัพยากรสารสนเทศ เครื่องมือและอุปกรณ์ที่สนับสนุนการศึกษา การวิจัย และการบริการวิชาการที่หลากหลายรูปแบบ เข้ามาบริการในสำนักฯ ให้ผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) สามารถเข้าถึงได้สะดวก รวดเร็ว โดยไม่จำกัดเวลาและสถานที่ พัฒนาระบบบริหารจัดการสำนักหอสมุด โดยยึดหลักธรรมาภิบาล ตามภาพ 1.2.3 สนับสนุนการศึกษาค้นคว้าด้วยตนเองและการเรียนรู้ตลอดชีวิต จัดสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวกให้เอื้อต่อการเรียนรู้และสอดรับกับความต้องการของผู้ใช้ พัฒนาและประยุกต์ใช้นวัตกรรมในการสร้างสรรค์ความรู้และการให้บริการ สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับมหาวิทยาลัยด้วยการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารให้ประชาคมทั้งภายในและภายนอกมหาวิททยาลัยรับทราบผ่านสื่อทั้งสื่อหลัก (Website) และสื่อสังคมออนไลน์ เพื่อให้วิสัยทัศน์และพันธกิจบรรลุ ได้กำหนดเป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ แนวทางในการดำเนินงาน ในตารางที่ 2.1-2

ตารางที่ 2.1-2 แสดงการกำหนดเป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ กลยุทธ์ วัตถุประสงค์ แนวทางในการดำเนินงาน

2.2 Strategy Implementation

Describe how you implement the strategy (graphic).

        การนำแผนปฏิบัติการสู่การปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ และเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน สำนักฯ มีการถ่ายทอดแผนปฏิบัติการสู่การปฏิบัติทั่วทั้งองค์กรผ่านที่ประชุมสำนักฯ  มีการถ่ายทอดสู่การปฏิบัติของบุคลากรในแต่ละงาน จัดทำเป็นข้อปฏิบัติงานเป็นการกำหนดตัวชี้วัดรายบุคคลของบุคลากร ตามลำดับชั้น ในการนำกลยุทธ์มาสู่การปฏิบัติ สำนักฯได้ดำเนินการ ตามภาพที่ 2.2-1

ภาพที่ 2.2-1 ระบบการพัฒนากลยุทธ์ 

         การทำความเข้าใจกลยุทธ์ (Understanding Strategy) ผู้นำระดับสูงของสำนักฯ ต้องศึกษาและทำความเข้าใจกลยุทธ์ที่มีการจัดวางไว้ให้ถูกต้อง เพื่อจะได้กำหนดแนวทางการปฏิบัติให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายและแผนกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ การกำหนดแผนปฏิบัติการ (Planning the Action Plan) หลังจากทำความเข้าใจแผนกลยุทธ์แล้ว สำนักฯ จะต้องทำแผนงานและโครงการต่างๆ มีการกำหนดรายละเอียดด้านต่างๆ เช่น ชื่อแผนงาน / โครงการ วัตถุประสงค์ ชื่อโครงการ งบประมาณ วิธีการดำเนินงาน เป็นต้น นำแผนกลยุทธ์ของสำนักฯ มาดำเนินการตามเป้าประสงค์เชิงกลยุทธ์ มีการกำหนดกลยุทธ์ วัตถุประสงค์เชิงกลยุทธ์ และแนวทางการดำเนินงาน หลังจากนั้นจึงมาทำแผนปฏิบัติการประจำปี  (แผนงบประมาณ ประจำปี ASAP) แล้วนำแผนมาดำเนินการตามแผน (Plan Execution) ผู้รับผิดชอบโครงการต่างๆ ต้องทำการตรวจสอบความพร้อมของโครงการและเริ่มดำเนินงานตามขั้นตอนที่กำหนด ตรวจสอบผลการดำเนินงานตามแผนงานที่กำหนดไว้ ตลอดจนต้องเตรียมพร้อมในการที่จะต้องแก้ไชปัญหาเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นได้ หลังจากนั้นมีระบบการประเมินผลโครงการ (Project Evaluation) หลังจากที่ได้แผนปฏิบัติการแล้วผู้ที่รับผิดชอบโครงการจะต้อง ติดตามและตรวจสอบผลการดำเนินงานเพื่อนำข้อมูลผลการดำเนินงาน มาประเมินผลการปฏิบัติงานในโครงการต่าง ๆ ว่าการดำเนินงานประสบความสำเร็จว่าบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้เพียงใด และผู้ปฏิบัติงานประสบปัญหาหรืออุปสรรคใดบ้างในการดำเนินงาน เพื่อจะได้กำหนดแนวทางการแก้ไขปัญหาและพัฒนาการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้ในการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบทุกคนต้องงานและโครงการต้องนำเสนอผลการดำเนินงาน 

Demonstrate the key success of your strategy implementation in 2022.

                ในปีการศึกษาที่ผ่านมา สำนักฯ ได้ดำเนินการตามแผนปฏิบัติการประจำปี  (แผนงบประมาณ ประจำปี ASAP) ซึ่งประกอบด้วยโครงการในแผนกลยุทธ์ 4 โครงการ และ 9 งาน ซึ่งสามารถสรุปผลการดำเนินงาน ได้ดังนี้ ตามตารางที่ 2.2-2

ตารางที่ 2.2-2 Summary of Job/Project Performance Academic Year 2022

Category 3 – Customers 

3.1 Voice of Customers

        สำนักฯ มีพันธกิจหลักคือ การให้บริการโดยมีผลิตภัณฑ์และบริการที่สำคัญของสำนักฯ คือ บริการสารสนเทศและการสืบค้น บริการพื้นที่การเรียนรู้ บริการให้ความรู้และการฝึกอบรม และบริการงานศูนย์สารสนเทศ 

Describe your voice-of customer system (graphic).

        สำนักฯ มีระบบในการรับฟังเสียงจากผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) เพราะการฟังเสียงผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) เป็นสิ่งจำเป็นต่องานบริการของสำนักฯ เพื่อทราบความต้องการของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ในการปรับปรุงและพัฒนางานบริการให้ตอบสนองความต้องการของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) และสร้างความพึงพอใจของผู้ใช้บริการต่อไป และเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของวิสัยทัศน์ของสำนักฯ  ที่กำหนดไว้ โดยมีระบบที่กำหนดไว้ดังนี้ 1) กำหนดกลุ่มลูกค้าไว้อย่างชัดเจน เพื่อจัดบริการให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม 2) กำหนดช่องทาง ความถี่ และผู้รับผิดชอบ 3) รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล 4) พัฒนาและปรับปรุงบริการ และกระบวนการรดำเนินงาน 5) ทบทวนกระบวนการและช่องทางการรับฟังเสียงของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ดังภาพที่ 3.1-1

ภาพที่ 3.1-1 ระบบการรับฟังเสียงจากลูกค้า 

State clearly your key customers and other stakeholders, and their requirements and expectations.

        สำนักฯ ได้กำหนดกลุ่มลูกค้าไว้อย่างชัดเจน เพื่อจัดบริการให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละกลุ่ม

Demonstrate how you communicate and get key information from each group of customers and stakeholders.

        สำนักฯ มีการสื่อสารกับให้ผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) เพื่อให้สามารถเข้าถึงทรัพยากรสารสนเทศและบริการ โดยการวิเคราะห์และเลือกข้อมูลที่เหมาะสมกับผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) สามารถจัดกลุ่มข้อสารสนเทศได้ดังนี้

1)  Library Data and General Information 2) Library Rules and Regulations 3) Library Services 4) Library Activities ด้วยการสื่อสารผ่านช่องทางที่เหมาะสมตามกลุ่มลูกค้า พร้อมทั้งได้กำหนดผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน  

What is your voice-of-customer evaluation system?

สำนักฯ มีกระบวนการระบบในการรับฟังเสียงของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) จากทุกช่องทาง นำมาเพื่อวิเคราะห์ และจัดบริการให้สนองตอบความต้องการตามความคาดหวังของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ดังภาพที่ 3.1-2

ภาพที่ 3.1-2 ระบบการประเมินเสียงของลูกค้า

        ทุกปีการศึกษา สำนักฯ จะสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อใช้บริการ  เพื่อทำให้ทราบถึงระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการต่อสำนักฯ ในด้านต่างๆ นอกจากนี้สำนักฯ จะได้รับทราบถึงความต้องการของผู้ใช้บริการ โดยการนำข้อมูลที่ได้มาพิจารณา เรื่องที่มีผู้ใช้บริการต้องการมากในลำดับต้นๆ สำนักฯ จะนำมาพิจารณาเป็นลำดับต้นเพื่อดำเนินการปรับปรุงและพัฒนางานให้สนองตอบความต้องการของผู้ใช้ รายละเอียดตามตารางนี้ 

3.2 Customer Engagement

        สำนักฯ ได้มอบหมายให้งานส่งเสริมการใช้ทรัพยากรสารสนเทศและการเรียนรู้ ดำเนินงานสร้างความสัมพันธ์กับผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) มีการออกแบบบริการให้สอดรับกับความต้องการและความคาดหวังของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) โดยมีฝ่ายบริการและส่งเสริมการเรียนรู้ ทำประชาสัมพันธ์ให้ผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ทราบว่าฝ่ายฯ มีช่องทางในการติดต่อสื่อสาร และแนะนำให้ผู้ใช้เข้ามาเป็นสมาชิก เพื่อให้เกิดการสื่อสาร 2 ways communication เมื่อผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ส่งคำร้องข้อใช้บริการ ผู้ให้บริการสามารถรู้ความต้องการ และส่งมอบบริการให้กับผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ได้ในเวลาที่รวดเร็ว ทำให้ผู้ใช้บริการเกิดความประทับใจ และบอกต่อ ทำให้มียอดการเป็นสมาชิกเพิ่มขึ้นในทุกปี 

Describe your customer engagement system (graphic).

ภาพที่ 3.2-1 ระบบความผูกพันลูกค้า           

Show key information that you get from customers and stakeholders. 

        ในปีการศึกษา 2565 ที่ผ่านมา สำนักฯ ได้รับฟังเสียงความต้องการของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ที่มีต่อการให้บริการของสำนักฯ โดยสามารถสรุปเป็นประเด็นหลักๆ ในแต่ละด้าน ดังนี้

3.1 ด้านทรัพยากรสารสนเทศ

1) ต้องการฐานข้อมูลออนไลน์ใหม่ๆ เช่น Bloomberg database, Reuter ฐานข้อมูลทางด้าน Social

Science and Education เป็นต้น

2) ต้องการหนังสือฉบับปีพิมพ์ใหม่ๆ เช่น ด้าน Applied Linguistics หรือสาขาที่เกี่ยวข้อง

3.2 ด้านการบริการ

1) ควรมีการอบรมเชิงปฏิบัติการสำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาเกี่ยวกับวิธีการใช้ฐานข้อมูล หรือคู่มือการใช้งานฐานข้อมูลออนไลน์ต่างๆ

2) ต้องการให้ห้องสมุดขยายเวลาเปิด-ปิดทำการห้องสมุด

3.3 ด้านสิ่งอำนวยความสะดวก

1) เพิ่มจำนวนโซฟาหรือที่นั่งที่สะดวกสบาย

2) ต้องการอุปกรณ์เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใหม่ๆ และทันสมัยกว่าเดิม

3.4 ด้านระบบสารสนเทศห้องสมุด

1) วิทยานิพนธ์ควรจัดแยกออกเป็นรายคณะหรือสาขาวิชา

2) ควรปรับ UX (User Experience)

3.5 ด้านการประชาสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัย (ศูนย์สารสนเทศ)

1) ภาพถ่ายงานกิจกรรมต่างๆ ที่จัดขึ้น ควรมอบให้แก่ผู้จัดงานด้วย 

Demonstrate how you use the data to improve your customers or stakeholders’ expectations.

        สำนักฯ ได้มอบหมายผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจนในการตรวจสอบเสียงจากผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ในแต่ละช่องทาง ข้อมูลที่เป็นเรื่องเร่งด่วน ผู้รับผิดชอบจะรายงานผู้บังคับบัญชาตามสายงาน และจะร่วมปรึกษาหารือกับผู้บริหารของสำนักฯ ประกอบด้วย ผู้อำนวยการ หัวหน้าฝ่าย เพื่อดำเนินการแก้ไขปรับปรุง และดำเนินการเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ สำหรับหัวข้อที่ไม่เร่งด่วน สำนักฯ จะรวบรวบข้อมูลไว้เพื่อนำมาทบทวนพิจารณาดำเนินการในการจัดทำ แผนกลยุทธ์ และแผน 1 ปี ดังตัวอย่างในตารางต่อไปนี้

What are the impacts as results by effective implementation of the customer engagement system to vision, missions, students, stakeholders or VCU’s administration, etc.?

        ผลจากการที่สำนักฯ นำระบบการสร้างความผูกพันกับผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) มาใช้ ทำให้สำนักฯ ทราบความต้องการของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ส่งผลให้เกิดผลกระทบในการดำเนินงานในด้านต่างๆ โดยเฉพาะในช่วงระยะเวลาที่เกิดการระบาดของโรค COVID-19 สำนักฯ ต้องปิดห้องสมุด ทำให้ผู้ใช้บริการขอรับบริการทางออนไลน์มากขึ้น มีการติดต่อสื่อสารแบบ 2 way communication มากขึ้น ทำให้ผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการมีปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น จนทำให้ผู้ใช้มีความพึงพอใจ โดยผลการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ ในปีการศึกษา 2565 ด้านบริการ และด้านบุคลากร อยู่ในระดับมาก

ด้านบุคลากรห้องสมุด (Library staff) ผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจในระดับ “มาก” โดยมีค่าเฉลี่ยในแต่

ละเรื่องลำดับจากมากไปน้อย 3 อันดับแรกดังนี้ พนักงานผู้ให้บริการมีความเป็นกันเอง ค่าเฉลี่ยที่ 4.42 ความเต็ม

ใจของพนักงานในการให้บริการเพื่อให้เสร็จในเวลาอันควร ค่าเฉลี่ยที่ 4.41 ความสะดวกและความง่ายในการ

ติดต่อกับพนักงานผู้ให้บริการค่าเฉลี่ยที่ 4.39 ตามลำดับ

            ด้านบริการ (Services) ในทุกเรื่องผู้ใช้บริการมีความพึงพอใจในระดับ “มาก” โดยมีค่าเฉลี่ยในแต่ละ เรื่องลำดับจากมากไปน้อย 3 อันดับแรก ดังนี้ ขั้นตอนการให้บริการมีความสะดวกและยืดหยุ่น ค่าเฉลี่ยที่ 4.25 การ ประชาสัมพันธ์ของห้องสมุดมีเหมาะสม และช่องทางการสื่อสาร (สื่อสังคมออนไลน์) ของห้องสมุดมีเพียงพอ และเหมาะสม ค่าเฉลี่ยเท่ากันที่ 4.24 ตามลำดับ 

What is your customer engagement evaluation system?

        สำนักฯ มีกระบวนการที่เป็นระบบการประเมินความผูกพันของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) ด้วยการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการใช้บริการ ซึ่งได้แยกตามด้านต่างๆ คือ 1) ด้านทรัพยากรสารสนเทศ 2) ด้านบริการ 3) ด้านสิ่งอำนวยความสะดวก 4) ด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุด และ 5) ด้านบุคลากรห้องสมุด  โดยมีระบบตามภาพที่ 3.2-2

ภาพที่ 3.2-2 ระบบการประเมินความผูกพันของลูกค้า 

Category 4 – Measurement, Analysis, and Knowledge Management 

4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational Performance

Describe your measurement system (graphic or table).

        สำนักฯ มีระบบการวัดผลการดำเนินงาน ด้วยการพิจารณาจากผลการดำเนินงานโดยรวม  ทั้งจากเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และตัวชี้วัดความสำเร็จของการดำเนินงานทั้งในแผนกลยุทธ์ และแผนยุทธศาสตร์และงบประมาณประจำปี ASAP (Actions Plans for Strengthening Administrative Unit’s Performance) ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน  ซึ่งในปีการศึกษา 2565 ประกอบไปด้วยงานที่ครอบทุกภารกิจ  รวมทั้งพิจารณาจากสถิติในผลการปฏิบัติงานประจำวันของบุคลากร และสถิติการให้บริการต่อผู้ใช้บริการที่ฝ่ายบริการและส่งเสริมการเรียนรู้ได้จัดเก็บไว้บนพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์ ซึ่งผู้บริหารของสำนักฯ สามารถเข้าไปตรวจสอบได้ตลอดเวลา  

ภาพที่ 4.1-1 ระบบการวัดผลการดำเนินงาน 

State clearly key measurements and goal targets.  The measurements and indicators must relate to the achievements of vision and missions.

        สำนักฯ มีวิธีการในการทบทวนผลการดำเนินการงาน โดยผู้บริหารของสำนักฯ ประกอบด้วย ผู้อำนวยการ และหัวหน้าฝ่าย จะทบทวนแผนกลยุทธ์ของสำนักฯ เพื่อประเมินผลและวิเคราะห์ตัวชี้วัดความสำเร็จ ผลการดำเนินการในรอบ 6 เดือน และเมื่อสิ้นสุดปีงบประมาณ เมื่อพิจารณาจากแผนกลยุทธ์สำนักฯ ซึ่งมีทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาวแล้ว พบว่าในปี 2565 สำนักฯ ได้ดำเนินการตามแผนฯ มาแล้วครบระยะเวลา 2 ปี จึงให้มีการประชุมเพื่อจัดทำแผนกลยุทธ์ใหม่ โดยใช้แผนกลยุทธ์ของมหาวิทยาลัยเป็นแนวทาง ตัวชี้วัดความสำเร็จในแผนกลยุทธ์ และแผนยุทธศาสตร์และงบประมาณประจำปี ASAP (Actions Plans for Strengthening Administrative Unit’s Performance) ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน  โดยในปีการศึกษา 2566 ประกอบไปด้วยงานที่ครอบทุกภารกิจ และโครงการตามแผนกลยุทธ์  ดังปรากฏรายละเอียดในตารางที่ 4.1-2

ตารางที่ 4.1-2 วิธีการทบทวนผลการดำเนินการงาน

Demonstrate how you use the analysis information for performance improvement.

        สํานักฯ มีกระบวนการในการวิเคราะห์ผลการดําเนินงาน ด้วยการกําหนดตัวชี้วัดความสำเร็จทั้งในแผนกลยุทธ์ และแผนปฏิบัติการ และติดตามสถิติผลการดำเนินงานเป็นรายเดือน ราย 6 เดือน และรายปี เพื่อวิเคราะห์ผลการดําเนินงาน รวมทั้งการสังเกตพฤติกรรมในการใช้ห้องสมุดที่เปลี่ยนไปของผู้ใช้บริการ (ลูกค้า) เพื่อประกอบการตัดสินใจเพื่อพิจารณาออกแบบบริการให้สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้บริการ ทั้งผู้ใช้ในปัจจุบันและผู้ใช้ บริการในอนาคต

1. มีการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการใช้บริการด้านต่างๆ ของสำนักฯ (ครบตามภารกิจหลัก) โดยนำผลการสำรวจและข้อเสนอแนะในแต่ละด้านมาปรับปรุงการดำเนินงาน และมีการติดตามข้อเรียกร้องของผู้ใช้บริการอย่างต่อเนื่อง ดูที่: http://library.au.edu/voicehome.html
2. มีการดำเนินงานตามวงจร PDCA ติดตามและเก็บสถิติผลการดำเนินงานของสำนักฯ ในทุกด้าน และนำมาเปรียบเทียบย้อนหลัง 3 ปี เพื่อประเมินผลการดำเนินงานว่าเป็นไปตามเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่ 

ตัวชี้วัดความสำเร็จ

1. ร้อยละของทรัพยากรสารสนเทศและสื่อการเรียนรู้ที่จัดหาเข้ามาให้บริการสอดคล้องกับหลักสูตรการเรียนการสอนของมหาวิทยาลัย (เป้าหมายไม่น้อยกว่า ร้อยละ 95)
2. ระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการให้บริการของสำนักหอสมุด (เป้าหมาย ค่าเฉลี่ย > 4.21) 

4.2 Information and Knowledge Management:

Information system

         สำนักฯ มีระบบและกลไกในการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศในการดำเนินงานของทุกฝ่ายและครอบคลุมทุกภารกิจ โดยจัดเก็บไว้บนพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์  มีระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ELIB ที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลทรัพยากรสารสนเทศ ซึ่งประกอบไปด้วย   1) ระบบการสืบคืนข้อมูล (OPAC  Module)  2) ระบบการลงรายการ (Cataloging Module)  3) ระบบการยืมคืน (Circulation Module) 4) ระบบการจัดการวารสาร (Serial Management Module) 5) ระบบสืบคืนข้อมูลผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต (Web Gateway)  6) ระบบงานเชื่อมโยงสื่อประสม (Multimedia Module) และ 7) ระบบการออกรายงาน (RTReport Module) นอกจากนี้ยังมีระบบคลังปัญญามหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ (AU-IR) ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ใช้ในการจัดเก็บ รวบรวม สงวนรักษา และเผยแพร่องค์ความรู้และภูมิปัญญาของคณาจารย์ นักวิจัย นักวิชาการ และนักศึกษาของมหาวิทยาลัย โดยได้กำหนดผู้รับผิดชอบและวิธีตรวจสอบในแต่ละระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่แม่นยำ ถูกต้องเชื่อถือได้ สมบูรณ์ และเป็นปัจจุบัน เพื่อนำข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการบริหารจัดการงาน และปรับปรุงการให้บริการต่อไป 

Describe your information system (graphic).       

ภาพที่ 4.2-1 ระบบสารสนเทศ

State clearly sources of data and the importance of required data.

        สำนักฯ มอบหมายให้ผู้ปฏิบัติงานบันทึกสถิติการปฏิบัติงานประจำวันใน โดยการบันทึกและจัดเก็บไว้ใน Google Drive และมอบหมายให้แต่ละฝ่ายจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศที่สำคัญในการดำเนินงาน เพื่อนำมาประเมินผลการดำเนินงาน และวางแผนพัฒนางานในปีถัดไป ซึ่งประกอบด้วย 1) จำนวนทรัพยากรสารสนเทศห้องสมุดทุกประเภท 2) จำนวนผู้ใช้บริการจำแนกตามประเภท 3) สถิติการให้บริการ 4) การใช้งบประมาณตามงานประจำและโครงการ เป็นต้น 

Demonstrate how you ensure the accuracy, reliability and security of data and information.

         สำนักฯ มีระบบและกลไกในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของทั้ง 2 ระบบ คือ 1) ระบบห้องสมุดอัตโนมัติ ELIB และ 2) ระบบคลังปัญญามหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ (AU-IR) ซึ่งมีกลไกในการเข้าถึงเป็นลำดับชั้น และมีผู้ดูแลที่ทำหน้าที่เป็น Administrator ทำหน้าที่ในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอีกลำดับหนึ่ง และการเข้าระบบในการทำงานทุกครั้งจะต้องผ่านการ  ด้วยการใส่รหัสประจำตัวเข้าระบบก่อนทุกครั้ง เพื่อเป็นการป้องกัน รักษาความปลอดภัยของข้อมูลในระบบ นอกจากนี้ข้อมูลในระบบต่าง ๆ จะมีการสำรองข้อมูล (Backup) ของระบบ และรายงานการใช้พื้นที่การจัดเก็บข้อมูล (Storage) ประจำทุกเดือนโดยสำนักงานบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ (ITS) 

Knowledge Management

Describe your knowledge management system (graphic).

        สำนักฯ เป็นหน่วยงานสายสนับสนุนที่มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านข้อมูลข่าวสารของมหาวิทยาลัยและสนับสนุนทางด้านการศึกษาค้นคว้าของประชาคมในมหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ บุคลากรผู้ให้บริการของสำนักฯ จะต้องมีความรู้ที่สามารถสนับสนุนความต้องการของผู้ใช้บริการได้อย่างถูกต้อง แม่นยำและทันกับความต้องการ ดังนั้น สำนักฯ ตระหนักถึงหน้าที่ดังกล่าวอย่างต่อเนื่อง  จึงได้นำการจัดการความรู้ มาส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของบุคลากร เพื่อให้บุคลากรมีการพัฒนาความรู้ที่เพิ่มมากขึ้น มีการรวบรวมแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ซึ่งมีระบบการจัดการความรู้ ดังภาพที่ 4.2-2 

ภาพที่ 4.2-2 ระบบการจัดการความรู้ สำนักหอสมุด 

State clearly your good practices as resulted by the implementation of knowledge management.

          สำนักฯ ได้นำการจัดการความรู้ (Knowledge Management) มาส่งเสริมให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของบุคลากร เพื่อให้บุคลากรมีการพัฒนาความรู้ที่เพิ่มมากขึ้น มีการรวบรวมแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ซึ่งในรอบหลายปีที่ผ่านมา สำนักฯ ได้รวบรวมองค์ความรู้ในด้านกระบวนการและเทคนิควิธีใหม่ ๆ ที่มีอยู่ในตัวบุคลากรของสำนักฯ และบุคคลอื่นที่เป็นผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ด้วยวิธีการจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขึ้น และสร้างระบบจัดการองค์ความรู้ เพื่อให้ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ และพัฒนาตนเองให้เป็นผู้รู้ รวมทั้งให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อันจะส่งผลให้สำนักหอสมุดมีความสามารถในเชิงแข่งขันสูงสุด โดยในเว็บไซต์การจัดการความรู้สำนักหอสมุด ได้นำคู่มือการปฏิบัติงานของแต่ละฝ่าย มาจัดเก็บและเผยแพร่ไว้ ซึ่งเป็นความรู้ที่บุคลากรของสำนักฯ เป็นผู้ถ่ายทอดออกมาจากการปฏิบัติงานจริงตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย เพื่อให้บุคลากรของสำนักฯ ได้นำมาใช้ประโยชน์ในการพัฒนากระบวนการทำงานให้กลายเป็นส่วนหนึ่งในกระบวนการทำงานปกติที่ทุกคนสามารถสืบค้นได้ นอกจากความรู้หลักแล้ว สำนักฯ ยังได้นำองค์ความรู้อื่น ๆ เข้ามาจัดเก็บและสามารถเข้าถึงได้เช่นกัน นอกจากนี้สำนักฯ ได้ดำเนินงานชุมชนนักปฏิบัติ (CoP) เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ และทำให้เกิดเป็นแนวทางในการทำงานที่มีประสิทธิภาพเช่นเดียวกัน (เว็บไซต์การจัดการความรู้ (KM) ดูที่: https://library.au.edu/aboutus-h/library-qa-2/community-of-practice-cop-2.html)

ประเด็นองค์ความรู้ที่ดำเนินการแล้ว พอสังเขป ดังนี้

1) การสร้างโพสต์ผ่าน Facebook และ Line

2) เทคนิคการติดตั้ง Proxy สำหรับการใช้งานฐานข้อมูลออนไลน์นอกเครือข่ายมหาวิทยาลัย

3) เทคนิคการใช้ Google Apps for Education

4) การสืบค้นข้อมูลเชิงลึก

5) การแปลงไฟล์ MOBI, EPUB, DJVU เป็นไฟล์ PDF

6) กิจกรรมการทำสมาธิและฝึกสติในที่ทำงานด้วยโปรแกรม Mini MIO

7) กิจกรรมฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ เรื่องการผลิตสื่อประชาสัมพันธ์อย่างมีประสิทธิภาพด้วย โปรแกรม Canva

        สำนักฯ ได้รวบรวมองค์ความรู้ไว้และได้เผยแพร่บนเว็บไซต์ห้องสมุด (http://www.library.au.edu)  ในเมนู About Us เว็บเพจ Library Knowledge Management เพื่อใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และแนวทางปฏิบัติที่ดีให้แก่บุคลากรของสำนักฯ และหน่วยงานอื่น ๆ ในการจัดการความรู้ สำนักฯ ได้ติดตามประเมินผลความสำเร็จของการจัดการความรู้ โดยจัดทำแบบประเมินการจัดการองค์ความรู้จากผู้เข้าร่วมการประชุม แลกเปลี่ยนเรียนรู้ทุกกิจกรรม 

Category 5 – Workforce

5.1 Workforce Environment 

Describe your workforce environment (graphic or table).  How do you build an effective and supportive workforce environment?

        สำนักฯ มีความมุ่งมั่นในการบริหารบุคลากรให้มีความรู้ ทักษะ และสมรรถนะในการปฏิบัติงานที่สนับสนุนการดำเนินงาน เพื่อมุ่งเน้นผลสัมฤทธิ์ต่อภารกิจของสำนักฯ และมหาวิทยาลัย โดยการนำยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย มาเป็นกรอบและทิศทางในการกำหนดแนวทางการบริหารบุคลากร

      สำนักฯ ได้วางระบบการบริหารบุคลากร (AU Library-HRM) (ดังภาพที่ 5.1-1) เพื่อเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมที่เกื้อหนุนให้บุคลากรมีผลการดำเนินการที่ดี มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยมุ่งเน้นการพัฒนาสมรรถนะหลักของสำนักฯ ได้แก่ 1) บริการอย่างมืออาชีพ 2) นำส่งสารสนเทศและข้อมูลที่ถูกต้อง ตรงและทันกับความต้องการของผู้ใช้  3) นำส่งบริการภายใน 24 ชั่วโมง รวมทั้งการเสริมสร้างค่านิยมองค์กร (STAR) ให้กับบุคลากรของสำนักฯ โดยเริ่มตั้งแต่กระบวนการวางแผนอัตรากำลัง การกำหนดกรอบอัตรากำลังและสมรรถนะหลัก การสรรหาและคัดเลือก การบริหารจัดการและพัฒนาบุคลากร การฝึกอบรม การสร้างแรงจูงใจ และการทบทวนผลการดำเนินงาน ซึ่งมีขั้นตอน ดังนี้ 

ภาพที่ 5.1-1 (AU Library-HRM)

Demonstrate clearly workforce capacity and capability needed? and how do you analyze the workforce?

         สำนักฯ มีโครงสร้างการบริหารงานที่ชัดเจน จัดแบ่งบุคลากรที่ปฏิบัติงานตามโครงสร้างองค์กร ออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มวิชาชีพบรรณารักษศาสตร์ (บรรณารักษ์) จำนวน 5 คน กลุ่มสนับสนุนงานบริการและงานเทคนิค (เจ้าหน้าที่) จำนวน 11 คน รวม 16 คน ลักษณะของบุคลากรสำนักหอสมุด แสดงดังตารางที่ 5.1-2

ตารางที่ 5.1-2 ลักษณะของบุคลากรสำนักหอสมุด

        ปีการศึกษา 2566โดยมีแผนพัฒนาบุคลากรที่เชื่อมโยงกับแผนยุทธศาสตร์ของสำนักฯ และมหาวิทยาลัย (ดังตารางที่ 5.1-3) แล้วจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อของบประมาณสนับสนุน ระหว่างดำเนินการมีการติดตามแผนปฏิบัติการ โดยผ่านที่ประชุมคณะกรรมการบริหารงานสำนักฯ

ตารางที่ 5.1-3 แผนพัฒนาบุคลากรที่เชื่อมโยงกับแผนยุทธศาสตร์

     สำนักฯ ดำเนินการวิเคราะห์ด้านขีดความสามารถและอัตรากำลังบุคลากรที่สำนักฯ จำเป็นต้องมี ดังแสดงในตารางที่ 5.1-4  

ตารางที่ 5.1-4 การประเมินความต้องการด้านขีดความสามารถและอัตรากำลัง

What is your workforce evaluation system? 

        สำนักฯ มีระบบการประเมินด้านการบริหารบุคลากร รวมทั้งการประเมินความต้องการในการพัฒนาด้านทักษะหรือความสามารถต่างๆ ดังนี้

          1) มีการจัดทำแผนการบริหารและพัฒนาบุคลากรให้สอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน เพื่อพัฒนาบุคลากรให้สอดรับกับการบริการผู้ใช้ทั้งปัจจุบันและอนาคต เนื่องมาจากภารกิจหลักของสำนักฯ คือ การให้บริการ ซึ่งในการบริการนั้น สำนักฯ จะต้องเผชิญกับปัญหาทุกรูปแบบและไม่สามารถคาดเดาได้ว่าผู้ใช้บริการแต่ละคนต้องการอะไร ซึ่งบุคลากรของสำนักฯ จะต้องเตรียมความพร้อมตลอดเวลา และในขณะเดียวกันก็มีความจำเป็นที่ต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง 

      2) มีการบริหารและพัฒนาบุคลากรให้เป็นไปตามงบประมาณประจำปี (ASAP)  มีระบบการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้ปฏิบัติงานหรือบุคลากรนำความรู้และทักษะมาใช้ในการปฏิบัติงาน ด้วยวิธีการสร้างความสามัคคีให้เกิดขึ้นในสำนักฯ โดยแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้เป็นประเพณีปฏิบัติว่าจะต้องมีการประชุมบุคลากรสำนักทุกภาคการศึกษา โดยเฉพาะก่อนเปิดเรียนหรือเริ่มต้นทำงานใหม่ สำนักฯ จะประชุมกลุ่มผู้ปฏิบัติงาน เพื่อคิดและตกลงร่วมกัน

           3) มีการประเมินผลความสำเร็จของแผนการบริหารและการพัฒนาบุคลากรตามเป้าหมายที่กำหนด โดยการสรุปผลการดำเนินงาน ว่าเป็นไปตามตัวบ่งชี้ความสำเร็จของแต่ละงาน / โครงการหรือไม่ อย่างไร

          4) นำผลการประเมินความสำเร็จของแผนการบริหารและการพัฒนาบุคลากรมาปรับปรุงแผนการบริหารและการพัฒนาบุคลากรของสำนักฯ มีการปรับแผนกลยุทธ์ 5 ปี (พ.ศ. 2566-2570) ซึ่งแผนกลยุทธ์จะมุ่งเน้นการพัฒนาบุคลากรเป็นหลัก ว่าด้วยกลยุทธ์ที่ 1: พัฒนาระบบการบริหารจัดการสำนักหอสมุดให้ได้ตามเกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ EdPEx โดยมีเป้าประสงค์เสริมสร้างขีดความสามารถของบุคลากร ให้รองรับกับการปฏิบัติงานในศตวรรษที่ 21 และดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ ในการ Upskill Reskill ทักษะในศตวรรษที่ 21 ให้กับบุคลากรของสำนักหอสมุด และนำการจัดการความรู้ มาใช้ในการพัฒนาบุคลากรโดยจัดทำเป็นชุมชนนักปฏิบัติ โดยผ่านแผนพัฒนาบุคลากรประจำปี 

5.2 Workforce Engagement 

Describe your workforce engagement system (graphic). 

        สำนักฯ ได้ศึกษาความต้องการและข้อเสนอแนะของบุคลากร และนำผลมาสรุป สร้างรูปแบบองค์ประกอบความผูกพัน เพื่อให้ทุกฝ่ายในสำนักฯ ได้เข้าใจในภาพรวมที่เกี่ยวกับปัจจัยความผูกพันขององค์กร (ดังภาพที่ 5.2-1)และนำมาจัดทำแผนงาน เพื่อส่งเสริมความผูกพันขององค์กร และสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานให้มีผลการดำเนินงานที่ดียิ่งขึ้น   

ภาพที่ 5.2-1 ความผูกพันของบุคลากร 

Show how you engage the workforce to achieve a high-performance work environment. 

        สำนักฯ สร้างความมั่นใจได้ว่าสถานที่ทำงานมีบรรยากาศที่ดีในการทำงาน และบุคลากรมีความสะดวกในการเข้าทำงาน  สำนักฯ มีแผนปฏิบัติการในการขับเคลื่อนให้เข้าสู่การเป็นห้องสมุดที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ 5 ปี (ปีการศึกษา 2566-2570) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อบริหารจัดการสำนักหอสมุดให้เป็นไปตามเกณฑ์การพัฒนาห้องสมุดสีเขียว

        สำนักฯ ดำเนินงานโครงการห้องสมุดสีเขียว (Library Go Green) มาตั้งแต่ปีการศึกษา 2565 จนถึงปัจจุบันในปีการศึกษา 2566 มีวัตถุประสงค์ คือ 1) เพื่อสร้างกระบวนการทำงานและระบบงานที่ส่งเสริมการอนุรักษ์พลังงานและสิ่งแวดล้อม 2) เพื่อส่งเสริมให้บุคลากรของสำนักฯ และผู้ใช้บริการตระหนักรู้ในการอนุรักษ์พลังงานและสิ่งแวดล้อม สำนักฯ ประสานงานกับฝ่ายอาคารของมหาวิทยาลัย ที่รับผิดชอบดูแลความเรียบร้อยของพื้นที่สวนลอยทั้งภายในและภายนอกห้องสมุด และความปลอดภัยในการใช้บริการสาธารณูปโภคพื้นฐานอย่างเพียงพอและเหมาะสม มีการติดตั้งระบบป้องกันอัคคีภัยในพื้นที่เสี่ยงต่างๆ รวมทั้งมีแผนการซ้อมป้องกันอัคคีภัยประจำทุกปีอย่างต่อเนื่อง 

What is your workforce engagement evaluation system?

        การประเมินความผูกพันของบุคลากร สำนักฯ มีวิธีการและตัววัดทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการที่ใช้ในการประเมินความพึงพอใจและความผูกพันของบุคลากร (ดังตารางที่ 5.2-2)

ตารางที่ 5.2-2 การประเมินความผูกพันของบุคลากร

Category 6 – Operations 

6.1 Work Processes 

Describe your work system 

        สำนักฯ มีโครงสร้างองค์กรในการบริหารจัดการงานที่ชัดเจน ขึ้นตรงต่ออธิการบดี โดยมีผู้อำนวยการและหัวหน้าฝ่ายรับผิดชอบในการบริหารจัดการงานภายในองค์กร สำนักฯ มีการบริหารงานเป็นแบบระบบรวมศูนย์ (Centralization) ทั้งด้านงบประมาณ กำลังคน การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ รวมทั้งการบริการและการส่งเสริมการเรียนรู้ ทั้งนี้ เพื่อให้การบริหารจัดการของสำนักฯ ดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพ สำนักฯ จึงได้จัดให้มี 2 ฝ่าย 5 งาน คือ 1) ฝ่ายจัดการทรัพยากรสารสนเทศ  ประกอบด้วย 1.1) งานพัฒนาและจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ และ 1.2) งานเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดและดิจิทัล  2)  ฝ่ายบริการและส่งเสริมการเรียนรู้ ประกอบด้วย 2.1) งานส่งเสริมการใช้ทรัพยกรสารสนเทศและการเรียนรู้ และ 2.2) งานบริการสารสนเทศ หอจดหมายเหตุและพิพิธภัณฑ์ 2.3) งานศูนย์สารสนเทศ 

      สำนักฯ ออกแบบกระบวนการทำงานตามพันธกิจและสมรรถนะหลักขององค์กร ทั้งกระบวนการหลัก (Core process) และกระบวนการสนับสนุน (Support process) โดยยึดตามแนวทางของ SIPOC Model ซึ่งเป็นหลักการที่อธิบายความเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน และส่งผลซึ่งกันและกันของกระบวนการดำเนินงานองค์กรที่ประกอบด้วยผู้ส่งมอบ (Supplier) นำส่งปัจจัยนำเข้า (Input) ผ่านกระบวนการงาน (Process) ที่มีการจัดเตรียมไว้ เพื่อที่จะเปลี่ยนและสร้างผลผลิตเป็นสินค้าหรือบริการ (Output) แล้วส่งมอบให้แก่ลูกค้า (Customer) หรือผู้ใช้บริการของกระบวนการงานนั้น ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ ทั้งนี้เพื่อทำให้กระบวนการต่างๆ สามารถดำเนินการอย่างเป็นระบบ สามารถพัฒนา และแก้ไขปรับปรุงได้ ซึ่งมีกระบวนการ ดังนี้ 1) การจัดหาทรัพยากรสารสนเทศและสิ่งอำนวยความสะดวกเข้ามาให้บริการให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้บริการ 2) จัดระบบทรัพยากรสารสนเทศให้เป็นไปตามมาตรฐานสากล นำข้อมูลเข้าระบบห้องสมุดอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้ใช้บริการเข้าถึงได้สะดวกและรวดเร็ว 3) ส่งเสริมและสนับสนุนให้ผู้ใช้บริการเข้าถึงและใช้บริการทั้งทรัพยากรสารสนเทศและสิ่งอำนวยความสะดวกให้คุ้มค่ากับการลงทุน โดยที่กระบวนการนั้นได้รับความพึงพอใจจากผู้ใช้บริการ ด้วยวิธีการติดตาม ประเมินผลการดำเนินการ และนำมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น 

Describe your work process addressing how you design, manage and improve your key products/services and work processes.

        สำนักหอสมุดออกแบบการจัดการกระบวนการทำงานที่สำคัญและกำหนดเป็นข้อกำหนดของกระบวนการหลัก เพื่อตอบสนองตามพันธกิจของสำนักฯ และร่วมกับความต้องการและความคาดหวังของผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการหลัก 3 กระบวนการ คือ 1) กระบวนการจัดหาและพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ 2) กระบวนการจัดระบบทรัพยากรสารสนเทศ และ 3) กระบวนการบริการทรัพยากรสารสนเทศ กระบวนการสนับสนุน 3กระบวนการ คือ 1) กระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดและดิจิทัล 2) กระบวนการด้านอาคารสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวก 3) กระบวนการด้านการเงิน ดังภาพที่ 6.1-1 เพื่อนำกระบวนการสู่การปฏิบัติ 

ภาพที่ 6.1-1 รูปแบบการจัดการกระบวนการ 

        ในการออกแบบกระบวนการหลัก สำนักฯ ได้คำนึงถึงข้อกำหนดที่สำคัญในการออกแบบกระบวนการ เพื่อสร้างคุณค่าที่มีต่อผู้ใช้บริการ ดังตารางที่ 6.1-2

ตารางที่ 6.1-2 ข้อกำหนดที่สำคัญในการออกแบบกระบวนการ

        การนำกระบวนการไปสู่การปฏิบัติ สำนักฯ นำกระบวนการคุณภาพ PDCA มาใช้ เพื่อควบคุมและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้บรรลุตามข้อกำหนดที่สำคัญตามตารางที่ 6.2 สำนักฯ ได้ถอดกระบวนการทำงานมาจากโครงสร้างการบริหารงาน โดยมีผู้บริหารมอบหมาย ส่งมอบนโยบายและข้อกำหนดที่สำคัญให้หัวหน้าฝ่ายที่เกี่ยวข้องเป็นผู้รับผิดชอบ ควบคุม กำกับ ประเมินผลการดำเนินงานต่อบุคลากรที่ปฏิบัติงานในกระบวนการนั้น ๆ

        สำนักฯ มีกระบวนการบริหารจัดการ ซึ่งเป็นกระบวนการสนับสนุนกระบวนการดำเนินงานที่สำคัญ โดยพิจารณาจากกระบวนการที่ส่งมอบคุณค่าให้แก่ผู้ใช้บริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ได้แก่ การบริหารแผนกลยุทธ์ 5 ปี แผน 1 ปีและงบประมาณ การพัฒนาบุคลากร งบประมาณและการเงิน การประกันคุณภาพ การจัดการความรู้ การบริหารความเสี่ยง การจัดการทรัพยากร อาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม การสื่อสารประชาสัมพันธ์ เพื่อสนับสนุนกระบวนการทำงานหลักของสำนักฯ

        การปรับปรุงกระบวนการทำงานหลักและกระบวนการสนับสนุน สำนักฯ นำกระบวนการคุณภาพ PDCA มาเป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการ เพื่อให้บรรลุตามวิสัยทัศน์ พันธกิจ ตามตัวชี้วัดของกระบวนการ

     โดยใช้ช่องทางการประชุมบุคลากร และใช้ระบบบริหารงบประมาณ และการเงิน (e-Budget) ซึ่งระบบสามารถติดตามและตรวจสอบการดำเนินงานตามโครงการ การใช้และการเบิกจ่ายงบประมาณแบบ Real-time ได้ 

6.2 Operational Effectiveness 

Describe your operational system for organizational effectiveness.

       สำนักฯ มีการบริหารจัดการที่ทำให้เพิ่มประสิทธิผลของการปฏิบัติการ ทั้งกระบวนการทำงานหลักและกระบวนการสนับสนุน ได้แก่ งานกระบวนการจัดหาและพัฒนาทรัพยากรสารสนเทศ ด้วยระบบการควบคุมต้นทุน โดยการบริหารจัดการงบประมาณประจำปี การใช้ระบบการบริหารจัดการงานงบประมาณและการเงิน (e-Budget) ผ่านคณะกรรมการพิจารณางบประมาณฯ ของมหาวิทยาลัย โดยกำหนดกรอบวงเงินงบประมาณรายรับ-รายจ่ายให้เป็นไปตามแผนการใช้จ่ายงบประมาณโดยมีคณะกรรมการเร่งรัดติดตามการใช้จ่ายงบประมาณของมหาวิทยาลัย เพื่อให้สามารถควบคุมต้นทุน ติดตามการดำเนินงานการใช้งบประมาณตามโครงการของสำนัก/ฝ่าย/งาน ได้อย่างคุ้มค่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์

       สำนักฯ วางแผนกลยุทธ์ในการดำเนินการด้านการแสวงหาความร่วมมือกับห้องสมุดอื่นๆ เพื่อใช้ทรัพยากรสารสนเทศร่วมกัน เช่น เครือข่ายคณะอนุกรรมการพัฒนาระบบและเครือข่ายห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาเอกชน (Thai Private University Library) ในการบอกรับ Single Search & Discovery Services (EDS) ทำให้สามารถขยายแหล่งสารสนเทศให้แก่ผู้ใช้บริการอย่างกว้างขวาง และยังสามารถใช้บริการยืมระหว่างห้องสมุด (ILL) ได้ และปรับเปลี่ยนวิธีการจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพิ่มมากขึ้น โดยจัดหาตามคำร้องขอเป็นกรณี (Case by Case) แทนการบอกรับฐานข้อมูลทั้งฐาน การค้นหาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่เป็น Open Access เข้ามาให้บริการมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง และในส่วนของกระบวนการบริการทรัพยากรสารสนเทศ ฝ่ายบริการฯ มีวิธีการป้องกันความผิดพลาดหรือการทำงานซ้ำ ด้วยการจัดทำไฟล์ตารางบันทึกงานร่วมกันของทีมงาน โดยใช้ Google Docs ในการจัดการขั้นตอนการทำงาน 

Describe your supply-chain system.

สำนักหอสมุดมีการจัดการห่วงโซ่อุปทาน ดังตารางที่ 6.2-1

ตารางที่ 6.2-1 การจัดการห่วงโซ่อุปทาน

What is your operational effectiveness evaluation system? 

      สำนักฯ มีระบบการประเมินประสิทธิผลของการดำเนินงาน ด้วยการรายงานผลการดำเนินงานโครงการปรับปรุงและพัฒนางานประจำและโครงการต่างๆ ประจำทุกปีการศึกษา ที่กำหนดไว้ในรายงานประจำปี (Annual Report) ในส่วนที่ 3: ผลการดำเนินงานประจำปี ทั้งงานประจำ โครงการปรับปรุงและพัฒนางานประจำ และโครงการต่างๆ หลังจากเสร็จสิ้นการดำเนินการของสำนักฯ ทุกปีการศึกษา จึงทำให้ทราบได้ว่าแต่ละงานประจำและโครงการประสบผลสำเร็จเป็นไปตามเป้าหมายที่จะบรรลุถึงตัวบ่งชี้ความสำเร็จหรือไม่อย่างไร

      สำนักฯ ได้ทำการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการให้บริการของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัย อัสสัมชัญ ประจำทุกปีการศึกษา มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ทราบระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการต่อบริการของสำนักหอสมุดในภาพรวม 2) ทราบระดับความพึงพอใจของผู้ใช้บริการที่มีต่อการให้บริการของสำนักหอสมุดโดยมีวัตถุประสงค์การใช้ห้องสมุด เพื่อการเรียนการสอน และการวิจัย และ 3) เพื่อนำผลการสำรวจ ความต้องการและข้อเสนอแนะของผู้ใช้บริการต่อบริการด้านต่าง ๆ ไปปรับปรุงการวางแผนการให้บริการของสำนักฯ ต่อไป และสำนักฯ นำผลที่ได้จากการสำรวจฯ ทั้ง 5 ด้าน ซึ่งได้แก่ 1) ด้านทรัพยากรสารสนเทศ (Information resources) 2) ด้านบริการ (Services) 3) ด้านสิ่งอำนวยความสะดวก (Facilities) 4) ด้านระบบสารสนเทศห้องสมุด (Information systems) และ 5) ด้านบุคลากรห้องสมุด (Library staff) ซึ่งเป็นภารกิจหลักทั้ง 5 ด้าน โดยนำผลการสำรวจและข้อเสนอแนะในแต่ละด้านมาปรับปรุงผลการดำเนินงานและติดตามข้อเรียกร้องของผู้ใช้บริการ

        สำนักฯ ดำเนินงานด้วยวิธีกระบวนการ PDCA ได้ออกแบบปรับปรุงกระบวนการทำงานหลักและกระบวนการสนับสนุน เพื่อเสริมสร้างความแข็งแกร่งของสมรรถนะหลักของสำนักฯ ให้บรรลุตาม วิสัยทัศน์

พันธกิจ ตามตัวชี้วัดของกระบวนการ ซึ่งจะดำเนินการตามรอบแผน 1 ปีและงบประมาณ (ASAP) ของปีการศึกษาถัดไป 

Part III: Results (Category 7)

Category 7 – Results 

7.1 Product and Process Results

ก. ผลลัพธ์ด้านการเรียนรู้ของผู้เรียนและด้านบริการที่มุ่งเน้นลูกค้า (Student LEARNING and CUSTOMER-Focused Service RESULTS)

          ตารางที่ 7.1 ก (1)-1 ผลลัพธ์จำนวนทรัพยากรสารสนเทศที่ดำเนินการจัดหา ปีการศึกษา 2563-2565

ข. ผลลัพธ์ด้านประสิทธิผลของกระบวนการทำงาน (WORK PROCESS EFFECTIVENESS RESULTS)

(1) ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการ (PROCESS EFFECTIVENESS and Efficiency)

ตารางที่ 7.1 ข (1)-1 ผลลัพธ์ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการ ปีการศึกษา 2563-2565

7.2 Customer-Focuses Results

ก. ผลลัพธ์ด้านการมุ่งเน้นผู้เรียนและลูกค้ากลุ่มอื่น (Student and Other CUSTOMER-Focused RESULTS)

(1) ความพึงพอใจของผู้เรียนและลูกค้ากลุ่มอื่น (Student and Other CUSTOMER Satisfaction)

ตารางที่ 7.2 ก (1)-1 ผลลัพธ์ด้านการมุ่งเน้นผู้เรียนและลูกค้ากลุ่มอื่น

7.3 Workforce-Focused Results

ก. ผลลัพธ์ด้านการมุ่งเน้นบุคลากร (WORKFORCE-Focused RESULTS)

(1) ขีดความสามารถและอัตรากำลังบุคลากร (WORKFORCE CAPABILITY and CAPACITY)

             สำนักฯ ได้วิเคราะห์อัตรากำลังตามความต้องการและความจำเป็นต่อการดำเนินงาน ตามมาตรฐานห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษา พ.ศ. 2544 และข้อบังคับมหาวิทยาลัยอัสสัมชัญ ว่าด้วยการบริหารงานบุคคล โดยในปีการศึกษา 2565 ที่ผ่านมา มีบุคลากรจำนวน 3 คน ได้รับการปรับวุฒิการศึกษาให้สูงขึ้น และมีในจำนวนนี้ มี 2 คน ได้รับการปรับให้เข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น จากตำแหน่งเจ้าหน้าที่ ปรับเป็น ตำแหน่งบรรณารักษ์

ตารางที่ 7.3 ก (1)-1 ผลลัพธ์ด้านขีดความสามารถและอัตรากำลังบุคลากร

(2) บรรยากาศการทำงาน (WORKFORCE Climate)

        สำนักฯ ได้ดำเนินการตามแผนปฏิบัติการในการขับเคลื่อนให้เข้าสู่การเป็นห้องสมุดที่เป็นมิตรกับสิ่งแวด ล้อมที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์ 5 ปี (ปีการศึกษา 2566-2570) จัดสถานที่ทำงานให้มีบรรยากาศที่ดีในการทำงาน ทำให้บุคลากรมีความสะดวกในการเข้าทำงาน  ด้วยการประสานงานกับฝ่ายอาคารของมหาวิทยาลัย รวมทั้งประสานงานกับสำนักรองอธิการบดีฝ่ายกฎหมายและสิทธิประโยชน์ในการดูแลความปลอดภัยในการใช้บริการสาธารณูปโภคพื้นฐาน

(3) ความผูกพันของบุคลากร (WORKFORCE ENGAGEMENT)

             สำนักฯ ได้ประเมินความผูกพันของบุคลากร ด้วยวิธีการและตัววัดทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการที่ใช้ในการประเมินความพึงพอใจและความผูกพันของบุคลากร โดยการวัดความพึงพอใจของบุคลากรหลังจากการเข้าร่วมกิจกรรมตามโครงการพัฒนาบุคลากร และโครงการการจัดการความรู้สำนักหอสมุด รวมทั้งการพิจารณาให้บุคลากรได้รับรางวัลและได้ปรับเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น 

(4) การพัฒนาบุุคลากร (WORKFORCE Development)

             สำนักฯ มีระบบการประเมินด้านการบริหารบุคลากร โดยการประเมินความต้องการในการพัฒนาความรู้ความสามารถ ทักษะต่างๆ ที่สอดคล้องกับการปฏิบัติงานตามวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กร รวมทั้งการพัฒนาบุคลากรมีความก้าวหน้าในสายอาชีพ

7.4 Leadership and Governance Results

(1) การนำองค์กร (Leadership)

ตารางที่ 7.4 ก (1)-1 ผลลัพธ์ด้านการนำองค์กร

ตารางที่ 7.4 ก (1)-2 ผลลัพธ์ด้านการกำกับดูแลองค์กร (Governance)

ตารางที่ 7.4 ก (1)-3 ผลลัพธ์ด้านกฎหมาย กฎระเบียบข้อบังคับ และการรับรองคุณภาพ (Law, Regulation, and Accreditation)

7.5 Budgetary, Finance and Marketing Results

            สำนักฯ มีผลลัพธ์ของการดำเนินงานด้านงบประมาณ และการเงิน ตามที่ได้รับจัดสรร ในแต่ละปีงบประมาณ ทั้งงบประมาณรายจ่าย และงบประมาณรายรับ ทั้งนี้ ในการดำเนินการจัดทำงบประมาณของสำนักฯ ใช้หลักการของบประมาณจากการประเมินการใช้งบประมาณในปีที่ผ่านมา มาดำเนินการของบประมาณตามที่เกิดจริง

ตารางที่ 7.5-1 ตารางเปรียบเทียบงบประมาณรายจ่าย ปีการศึกษา 2563-2565

ตารางที่ 7.5-2 ตารางเปรียบเทียบงบประมาณรายรับ ปีการศึกษา 2563-2565